Evidence členů
Jaké Vám náš systém přinese výhody?
S naším klubovým informačním systémem pohodlne .info získáte tyto výhody.
-
Spravujete členskou základnu pohodlně a online.
-
Máte předpřipravené údaje pro státní instituce, NSA nebo ČUS a můžete tak využít dotačních programů.
-
Ulehčíte si práci s evidenčními údaji pro nadřazené organizace.
-
Získáte přehled o členských závazcích vůči vaší organizaci.
-
Snadno provážete členy s událostmi.
-
Své členy informujte o aktualitách či pořádaných událostech formou e-mailové komunikace .
-
Ušetřený čas můžete využít ve prospěch vašeho spolku.
Funkce klubového informačního systému
Evidence členů
Umožňuje:
-
vést veškeré potřebné údaje o fyzických i právnických osobách včetně kontaktních údajů,
-
definovat různé typy členství,
-
seskupovat členy do různých skupin,
-
definovat vazby mezi členy, např. u nezletilých zákonného zástupce, sourozence a případné další vztahy, které mohou mít vliv např. na výši členských příspěvků apod.
Osobní údaje a kontakty
-
Každá organizace si volí, které osobní údaje a typy kontaktů chce o členech evidovat.
Členství
Důležitým záznamem každého člena je jeho členství v organizaci (vznik, zánik, či změna členství v rámci věkové kategorie). Členství je možné definovat v rámci jednotlivých typů členů a to v souladu se stanovami organizace. Systém v základní verzi pracuje s těmito typy členů:
-
Aktivní člen - Členové, kteří se pravidelně účastní činnosti organizace
-
Zájemce - Potenciální člen, zájemce o členství, ke kterému je potřeba vést kontaktní údaje
-
Bývalý člen (Archiv) - Osoba, která členství ukončila nebo které bylo členství ukončeno. Organizace si může vést potřebné kontaktní údaje, které může využívat např. k pozvánkám na různé akce a podobně.
-
Nečlen - Osoba, která není členem, ale má určitý vztah k organizaci nebo jejím členům. např. se může jednat o rodiče dětí nebo účastníky různých akcí, které organizace pořádá.
Příspěvky a poplatky
Mezi příjmy organizace patří většinou členské příspěvky a další poplatky.
-
V evidenci lze definovat různé poplatky jako služby.
-
K jednotlivým poplatkům lze generovat jednoznačný identifikátor pomocí variabilního a specifického symbolu.
-
Je možné sledovat úhrady za daný měsíc.
-
Člen je o pohledávkách informován prostřednictvím e-mailu. Veškeré poplatky vidí na své členské kartě (stejně jako veškeré údaje o své osobě).
-
Systém pracuje ve dvou režimech, kdy si organizace může vybrat mezi prostým sledováním přijatých plateb nebo mezi sofistikovanějším sledováním veškerých pohledávek (očekávaný příjem, úhrady, pohledávky a nedoplatky).
-
Systém umožňuje platbu přes platební bránu a párování plateb z bankovních výpisů.
Komunikace se členy
Informujte členy o aktualitách organizace formou zasílání e-mailů.
-
Využijte zasílání e-mailů, ať už se jedná o zaslání upomínky o zaplacení členského poplatku nebo o zaslání informací o blížící se valné hromadě.
-
Můžete využít i předdefinované šablony, které upravíme podle vašich požadavků.
Informace a dokumenty
U jednotlivých členů lze evidovat řadu dalších potřebných informací jako například:
-
zdravotní prohlídky,
-
doložení kvalifikačních požadavků,
-
zapůjčené vybavení,
-
výkonnostní údaje,
-
ale i smlouvy či různá potvrzení.
-
Lze hlídat vypršení termínů a přikládat kopie dokumentů.
Skupiny
Člena lze zařadit do vybrané skupiny s časovým vymezením.
-
Může se jednat o oddílovou skupinu, ke které může získat přístup v rámci evidence členů vedoucí skupiny, např. trenér.
-
Člen může získat funkci v rámci organizace, např. trenér nebo člen výboru, kterou lze pokrýt také pomocí skupin.
Docházka a účast člena na událostech organizace
V systému lze vést údaje o přítomnosti členů na různých akcích, např. tréninky.
-
Pro tuto příležitost je k dispozici Evidence účastníků propojující Evidenci členů s událostmi organizace, která umožní trenérům zadávat docházku on-line a rodičům tak lépe kontrolovat přítomnost svých dětí.
Výstupy a sestavy
Evidence členů umožňuje vytvářet různé výstupy a sestavy pro různé asociace či svazy, poskytovatele dotací či vlastní potřebu. V evidenci jsou k dispozici předdefinované výstupy pro:
-
Národní sportovní agenturu
-
Českou unie sportu
Kontroly
-
Pro zjednodušení řízení jsme do systému zabudovali řadu kontrol, jako jsou přehledy o úhradě jednotlivých poplatků, ale i věkové hranice pro jednotlivé typy členství a další.
Firmy a instituce
-
Systém evidence členů umožňuje vést u subjektů (např. různé zastřešující organizace, dodavatelé či donátoři) řadu informací, dokumentů a evidovat potřebné údaje k nim, včetně komunikace.